El uso de herramientas de biometría en los procesos de gestión de personal es una práctica extendida en todo el sector productivo, que le ha permitido a las empresas tener garantías en cuanto a la autenticación de los trabajadores, por ejemplo para el control de accesos o el registro horario.

Sin embargo, con la publicación de la Guía sobre Tratamientos de Control de Presencia Mediante Sistemas Biométricos elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), se han introducido nuevas restricciones al uso de estas tecnologías, por lo que las empresas deben conocer de antemano las novedades que trajo la normativa. Asimismo. Es importante que las empresas se informen sobre las alternativas existentes para garantizar la verificación de identidad de los trabajadores.

A continuación, la empresa de soluciones tecnológicas para los recursos humanos, HRLOG, explica cómo se usa la biometría actualmente y qué posibilidades tienen las empresas para verificar o autenticar identidades.

Restricciones en el uso de biometría

Si bien la nueva guía trajo consigo más restricciones para el uso de material de biometría, la regulación sobre esta metodología no es algo nuevo. Anteriormente, el marco normativo de las leyes de jornada laboral en su actualización de 2019, contempló el uso de la biometría como estrategia viable para la verificación de datos, implementando un articulado que buscaba salvaguardar la privacidad de la información de los candidatos y proporcionar a las empresas una herramienta de confianza para sus procesos de selección. Con las modificaciones implementadas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en noviembre de 2023, el uso de datos de biometría para el registro de jornadas, el fichaje y el control de accesos puede llegar a excesivo, ya que los registros que se utilizan en esta herramienta (huellas dactilares, reconocimiento facial, patrones de iris, registros de voz, etc.) son reconocidos como datos especiales dentro del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 

Lo anterior implica que el uso de estos datos requiera de un cuidado especial, debido a la delicada información que recogen y los posibles riesgos a los que se enfrentan las personas al compartir, con poca restricción, su información personal. Actualmente, la sola autorización del uso de datos por parte del trabajador no es suficiente para justificar la legalidad del trámite, por lo que las empresas deben tener cuidado al activar sus mecanismos de verificación para evitar cometer contravenir la norma. En esa medida, es importante contemplar herramientas alternativas que les permitan verificar la veracidad de la información consignada por los candidatos, sin necesidad de acudir a la biometría.

Alternativas de verificación de identidad

Entre estas alternativas, destacan los fichajes mediante aplicaciones móviles con doble factor de autenticación, uso de la geolocalización, fichaje web e incluso algunas herramientas como el fichaje en mostradores (tablets localizadas sobre una peana) mediante uso de PIN, códigos QR o tarjetas. HRLOG ofrece programas y plataformas de software que le permiten a las personas gestionar de forma eficiente sus procesos de registro horario, incluyendo alternativas de verificación viables y acordes con las leyes de protección de datos vigentes. Con estas soluciones, HRLOG espera que las empresas implementen estrategias actualizadas para administrar de forma efectiva su registro de jornada.