Para las empresas dedicadas a la organización de eventos, una de las tareas más demandantes es la contratación simultánea de un vasto personal para una misma ceremonia. Estos procesos requieren la firma de numerosas pólizas y contratos, lo cual implica múltiples trámites y gestiones laboriosas para el organizador.
Una de las mejores herramientas para facilitar estas tareas es la firma digital, la cual reduce significativamente el trabajo que implican las contrataciones masivas para eventos. Así lo reflejan los servicios de Firmafy, una de las aplicaciones más avanzadas en la implementación de este mecanismo de autentificación.
Facilidad, eficiencia y control total de los contratos en una sola herramienta
Firmafy es una aplicación desarrollada para la implementación de la firma digital en empresas de diversos sectores. Uno de ellos es la organización de eventos, donde esta herramienta permite controlar y resolver, en una sola plataforma, las firmas de los múltiples contratos de cada evento. Asimismo, sus funciones garantizan el cumplimiento de la normativa de protección de datos, mientras que facilitan la gestión documental relacionada con la prevención de riesgos laborales.
Con Firmafy, los organizadores pueden gestionar vía online la firma de los contratos, sin necesidad de imprimir o escanear ningún archivo, ni tampoco emplear un certificado digital. Todos estos documentos tienen plena validez jurídica, y se almacenan digitalmente en la zona segura de cada usuario durante diez años. Esto proporciona un sólido respaldo legal en caso de cualquier contingencia en el evento correspondiente.
Otra de sus funciones destacadas es Firmalink, una herramienta que permite convertir los contratos más habituales en un enlace fácil de enviar al cliente, para que sea este mismo quien complete sus datos y lo firme. Este mecanismo facilita la gestión del contrato sobre la marcha, lo que mejora la capacidad del equipo comercial para cerrar ventas y negociaciones.
Las ventajas de la firma digital en el sector eventos
Al implementar la firma digital, las empresas organizadoras de eventos acceden a numerosos beneficios. Entre ellos está un significativo ahorro de tiempo en la gestión de contratos, permitiendo enfocar los esfuerzos en tareas de mayor valor para estos negocios. Esta herramienta también mejora la efectividad de las operaciones con el cliente, ya que cerca de un 30% de ellas no prosperan por dejar las firmas de documentos en manos de este último.
Por otro lado, las funciones de este mecanismo mejoran la experiencia tanto del cliente como la del personal de la empresa, ya que simplifican cómodamente los procesos documentales para ambas partes. Asimismo, representa un ahorro de costes relacionados con la impresión, gestión y envío de contratos.
Todas estas múltiples ventajas forman parte de los servicios que aporta Firmafy, la cual además cuenta con una herramienta de notificaciones electrónicas con la validez de un burofax. Con este mecanismo, las empresas organizadoras pueden informar sobre cambios de última hora en el evento, clientes impagos y varias otras incidencias. Todo esto la configura como una solución integral para la gestión de contratos en la organización de eventos.
